13 strategie di gestione del tempo più efficaci

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La maggior parte di noi concorda sul fatto che non sembrano esserci abbastanza ore durante la giornata. Non importa quale sia la tua occupazione, quasi tutti hanno problemi a fare tutto.

Ma spesso il problema non è che non ci siano abbastanza ore per fare tutto, ma invece quel tempo non viene gestito con saggezza. La procrastinazione, le liste di cose da fare inefficaci, la disorganizzazione e le distrazioni costanti giocano tutti un ruolo nel motivo per cui non otteniamo risultati.

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Per completare meglio le tue liste di cose da fare ogni giorno, è una buona idea implementare strategie di gestione del tempo che ti aiuteranno a gestire il tuo tempo in modo più saggio. L'implementazione di queste strategie ti aiuterà a trovare modi per ottenere di più in meno tempo, liberandoti per attività divertenti e coinvolgenti quando il lavoro è finito.

Le persone di successo utilizzano queste strategie. Alcune delle strategie sono abitudini che richiedono tempo per essere costruite. Ma se perseveri, scoprirai di avere più di abbastanza ore durante la giornata per realizzare ciò che vorresti.

Routinizzazione

Gli infermieri sono probabilmente uno dei professionisti più efficaci nell'usare il tempo con saggezza. Pertanto, uno studio è stato condotto dagli infermieri in riferimento alle strategie di gestione del tempo che usano per prendersi cura di tutti i loro pazienti. Lo studio ha scoperto che la tecnica di gestione del tempo numero uno che hanno utilizzato con successo è la routinizzazione.

Tutti possono imparare da questo studio. Avere una routine rende le attività quasi automatizzate. Quando si eseguono le stesse attività ogni giorno alla stessa ora, si creano prevedibilità e organizzazione nella pianificazione. Puoi trasformare quasi tutto in una routine. Puoi avere una routine per controllare la posta elettronica e i messaggi in momenti specifici della giornata o una routine per eseguire determinati tipi di attività in momenti specifici della giornata.

Priorità

Lo stesso studio sugli infermieri ha anche scoperto che la definizione delle priorità è una strategia di gestione del tempo di vitale importanza. Svolgere prima le attività più importanti o più difficili rende più probabile che tu riesca a completare tutto il tuo elenco.

Quando affronti per primi compiti importanti e difficili, ti permette di concentrarti completamente su quei compiti per portarli a termine. Quindi, tutto ciò che ti rimane sono piccoli compiti che possono essere facilmente eliminati uno dopo l'altro. Questo è un modo molto più efficace per utilizzare il tuo tempo che svolgere le attività in modo disorganizzato.

Riallocazione del tempo personale

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È stato condotto un altro studio per esaminare come i lavoratori a domicilio utilizzano il loro tempo. Questa è una distinzione importante perché i lavoratori a domicilio stanno bilanciando la vita domestica e la vita lavorativa nello stesso ambiente durante lo stesso periodo di tempo. Le strategie di gestione del tempo che utilizzano possono insegnarci come utilizzare al meglio il nostro tempo anche in mezzo alle distrazioni.

Lo studio ha rilevato che la strategia di gestione del tempo numero uno utilizzata dai lavoratori domiciliari di successo era una riallocazione del tempo personale. In sostanza, devi allocare il tempo personale durante il giorno e programmarlo nella tua routine quotidiana. Avere tempo personale durante il giorno ti mantiene concentrato e sulla buona strada per completare altre attività in tempo.

Elenchi di cose da fare efficaci

Elenchi di cose da fare efficaci sono estremamente importanti per la gestione del tempo. Non è sufficiente fare semplicemente un elenco delle attività che devi completare. Se elenchi tutte le attività immaginabili nell'elenco, diventerà disorganizzato e travolgente. Utilizza invece più elenchi e organizzali.

Crea ogni mattina un elenco delle attività che devi completare per la giornata. Non includere piccoli compiti di routine, poiché questi dovrebbero essere tenuti in considerazione nella tua strategia di routine. Puoi anche creare un elenco separato di attività che devono essere svolte a lungo termine o un po 'ogni giorno che non fa parte della tua normale routine. Dai la priorità all'elenco in modo che i compiti più importanti e difficili siano in cima.

Riduci al minimo le distrazioni

Ridurre al minimo le distrazioni è una delle strategie di gestione del tempo più importanti e più semplici. Le distrazioni sono grandi perditempo. Alcune delle distrazioni più comuni sono e-mail, social media, telefonate e altre notifiche tecnologiche.

La cosa migliore che puoi fare per ridurre al minimo le distrazioni è mettere il telefono in modalità silenziosa e disattivare tutte le notifiche su telefono, tablet e computer mentre stai lavorando a un'attività. È molto facile eliminare queste distrazioni e scoprirai di completare le attività molto più velocemente.

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Elimina il multi-tasking

Molte persone pensano di ottenere di più quando svolgono più attività, ma il nocciolo della questione è che il vero multitasking è impossibile per la mente umana. La tua mente ha bisogno di rilassarsi e rilassarsi ogni volta che inizi o interrompi un'attività. Quando rimbalzi costantemente tra più attività, la tua mente trascorre molto tempo cercando di adattarsi.

Invece di svolgere più compiti, affronta l'elenco delle cose da fare un elemento alla volta. Concentrare tutta la tua attenzione su quell'unica attività ti permetterà di completarla e andare avanti molto più rapidamente. Scoprirai che ottieni molto di più in meno tempo eliminando il multi-tasking.

Usa la tecnologia

Utilizza la tecnologia per mantenerti organizzato e concentrato. Ci sono un sacco di applicazioni diverse là fuori, da scaricare o utilizzare online, comprese le app per il tuo smartphone o tablet. Queste applicazioni sono progettate per la gestione del tempo. Ti aiutano a creare e gestire elenchi di cose da fare efficaci e ti aiutano a stabilire le priorità.

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Ottieni e resta organizzato

Se sei disorganizzato, perderai molto tempo solo cercando di prepararti a svolgere un compito. Quando sei completamente organizzato, sai dove si trova tutto ciò di cui hai bisogno. Hai le cose che ti servono per le attività più importanti o di routine a portata di mano.

Quando ti organizzi e rimani organizzato, elimini il tempo cercando di trovare ciò che stai cercando o sistemando le cose per poter iniziare un'attività. Esistono molti metodi diversi di organizzazione. Scegli un metodo che funzioni meglio per te. Non importa se è giusto per qualcun altro fintanto che funziona per te.

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Delegazione

Una delle cose più difficili da accettare quando stai cercando di portare a termine tutto nella tua lista di cose da fare è che a volte una persona non può fare tutto. E, è probabile che ci siano alcune attività nella tua lista di cose da fare che non devi svolgere personalmente fintanto che vengono svolte.

La delega è una meravigliosa strategia di gestione del tempo che può essere utilizzata da quasi tutti, anche se non sei nella gestione. Se lavori in un ambiente di squadra e noti che qualcuno ha tempo che non hai, chiedigli di togliere un paio di compiti più piccoli dal tuo piatto. Puoi anche liberare tempo personale delegando piccoli compiti ad altri membri della tua famiglia o figli.

Definizione degli obiettivi

La definizione degli obiettivi è estremamente importante nella gestione del tempo. Quando si dispone di un elenco di attività da completare senza un obiettivo chiaro, diventa difficile stabilire le priorità e lavorare in modo efficiente nell'elenco. È anche difficile assicurarti di ricordare tutto ciò che deve essere fatto se non hai un obiettivo chiaro.

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Ricorda che gli obiettivi dovrebbero essere SMART:Sspecifico,Mfacile,PERottenibile,Realistico eTsono sensibile. Dovresti avere obiettivi per progetti più grandi, ma anche per ogni giorno, settimana o mese. Più obiettivi chiari hai, meglio sarai in grado di gestire il tuo tempo e gli elenchi di attività.

Programmazione giornaliera e settimanale

Non aver paura di usare i tuoi calendari giornalieri e settimanali per programmare il tuo tempo. Soprattutto quando inizi per la prima volta a cercare di capire le strategie di gestione del tempo, può essere utile programmare ogni parte della tua giornata. Man mano che migliori con la gestione del tempo, potresti essere in grado di iniziare a inserire solo riunioni o chiamate importanti nel tuo calendario.

Analizza come trascorri il tempo

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È molto importante quando inizi a implementare strategie di gestione del tempo per analizzare come stai spendendo il tuo tempo. Prendi nota di come viene speso il tuo tempo durante la giornata in una giornata tipo. Ti stai distrando? Cosa ti impedisce di fare le cose? Osserva attentamente le tue abitudini e vedi cosa deve essere eliminato o migliorato.

Ricevere aiuto

Quando analizzi come trascorri il tuo tempo, potresti scoprire che stai perdendo tempo per cose apparentemente fuori dal tuo controllo. Potresti ritrovarti paralizzato dall'ansia, senza fare nulla per lunghi periodi. Oppure potresti non essere in grado di focalizzare la tua attenzione per un certo periodo di tempo.

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Qualcosa di simile potrebbe suggerire che potrebbe essere necessario un aiuto professionale. Se hai gravi problemi di concentrazione o focalizzazione, considera la possibilità di cercare l'assistenza di un professionista della salute mentale autorizzato. Un terapista può aiutarti a individuare i problemi e insegnarti come affrontarli.

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