La matrice di gestione del tempo: sfruttare al meglio il tuo tempo

'I piani non sono niente; la pianificazione è tutto. - Presidente Dwight D. Eisenhower

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Hai 24 ore al giorno e gli esperti ti dicono che dovresti passarne 8 a dormire. Ciò lascia 16 ore intere per portare a termine tutto ciò che deve essere fatto. Allora, perché sembra sempre che non ci siano MAI abbastanza ore in un giorno? La risposta a questo dilemma sta nel modo in cui gestisci il tuo tempo. Una strategia collaudata ma semplice che puoi utilizzare è la matrice di gestione del tempo. È progettato per aiutarti a dare la priorità alle tue responsabilità in modo da poterle superare tutte con il minor stress possibile.

Tuttavia, la matrice di gestione del tempo non è un pulsante magico. Non aggiungerà più ore alla tua giornata, né ti darà una velocità sovrumana per completare i tuoi lavori con tempo libero. Inoltre, non metterà tutti gli altri in trance mentre ti prendi il tuo tempo lavorando sui tuoi compiti senza distrazioni - non è QUEL tipo di matrice! La cosa fantastica è che può funzionare per chiunque, ma ci sono alcune attitudini e abilità che dovrai sviluppare per assicurarti che funzioni per te.

Inizieremo spiegando come la matrice stessa e la sua connessione con il 34 ° presidente degli Stati Uniti. Seguiremo evidenziando i vantaggi della matrice e dandoti alcuni suggerimenti utili su come utilizzare al meglio la matrice per completare la tua lista di cose da fare!

Qual è la matrice di gestione del tempo?

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La matrice di gestione del tempo viene spesso definita 'Eisenhower Matrix', 'Eisenhower Box' o 'Eisenhower Decision Matrix'. Questo perché il presidente Dwight 'Ike' Eisenhower (1890-1969) è accreditato di crearlo e si dice che l'abbia usato durante la sua presidenza. Un altro nome spesso associato alla divulgazione della matrice è Stephen Covey (1932-2012). Era un educatore, autore e uomo d'affari che ispirava gli altri con le sue idee sull'efficacia e la leadership. Covey discute l'utilità della matrice di Eisenhower nel suo libro 'Le 7 abitudini di persone altamente efficaci'.

La matrice di Eisenhower è un quadrato diviso in quattro quadranti o quadrati più piccoli (due in alto e due in basso). Utilizza quattro etichette: Importante, Non importante, Urgente e Non urgente. Le etichette sovrapposte per ogni quadrante risultano nella seguente disposizione.

• Quadrante uno (in alto a sinistra) - Importante e urgente
• Quadrante due (in alto a destra): importante ma non urgente
• Quadrante tre (in basso a sinistra) - Urgente ma non importante
• Quadrante quattro (in basso a destra) - Non urgente e non importante

Spesso confondiamo il significato di 'importante' e 'urgente', pensando che siano la stessa cosa. La matrice di gestione del tempo, tuttavia, rende la comprensione della differenza tra loro una necessità. Queste due parole sono responsabili di portare la matrice oltre ad essere un semplice grafico di gestione del tempo in cui si elencano le attività che si desidera coprire in un determinato periodo.

Importante: Questi elementi sono essenziali per raggiungere un obiettivo prefissato. Li vedi come molto significativi, sia personalmente che per qualcuno a cui tieni.

Urgente:Questi elementi devono essere eseguiti immediatamente, di solito perché ritardarli avrà ripercussioni immediate su altri elementi o aree della tua vita.

Completate la matrice aggiungendo ciascuna delle vostre attività a un quadrante in base alla combinazione di etichette che meglio si adatta. Puoi immediatamente vedere come la matrice di gestione del tempo ti costringe a fare il punto, non solo di tutte le cose che devi fare ma anche di come le vedi, per quanto riguarda la pertinenza e la domanda sul tuo tempo.

Quadrante uno: importante e urgente

Questo segmento della matrice Eisenhower contiene le attività a cui hai dato la massima priorità. Questi lavori sono quelli che non possono essere rimandati per dopo e devono essere seguiti immediatamente, gli elementi qui potrebbero includere una scadenza che si avvicina rapidamente per un cliente o il tuo capo. Altri possono essere:

• Un'emergenza medica
• Una crisi familiare
• Preparativi dell'ultimo minuto per un evento

Queste responsabilità tendono ad essere quelle che non puoi delegare a nessun altro e devi occuparti di te stesso. Anche se puoi delegarli, dovrai supervisionare personalmente i dettagli del loro completamento.

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In un mondo ideale, dove sei costantemente aggiornato sui tuoi compiti e non ci sono mai emergenze, il Quadrante Uno sarebbe vuoto! Sappiamo tutti, tuttavia, che non è mai così. Quindi, praticamente, gli elementi del quadrante uno non dovrebbero essere più di una manciata. Mantenere il quadrante uno al minimo si ottiene lavorando costantemente sulle cose nel quadrante due. In tal modo, sarà meno stressante per te se devi regolare la matrice e cambiare le cose perché viene fuori qualcosa che ha la precedenza su tutto il resto.

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Inoltre, troppi articoli nel primo segmento della tua matrice di gestione del tempo potrebbero essere un'indicazione che hai troppo nel piatto o che hai morso più di quanto puoi masticare. Prenditi un momento per esaminare oggettivamente ciascuna delle tue voci del quadrante uno. È possibile che alcuni di essi si trovino nel secondo o nel terzo quadrante, non così importanti o urgenti come si pensava inizialmente.

Se il tuo quadrante uno è sempre traboccante, potresti dover rinunciare ad alcune delle tue responsabilità per assicurarti che la tua salute e sanità mentale non vengano erose dalla montagna di cose urgenti e importanti che devi fare.

Quadrante due: importante ma non urgente

Qui inserirai gli elementi che sono significativi a medio e lungo termine - cose che potresti scegliere di affrontare solo un po 'alla volta. Il secondo quadrante si rivela molto utile quando si tratta di strategizzare o pianificare per il futuro. Questi lavori meritano una buona parte della tua attenzione (cioè, dopotutto, perché li stai etichettando come importanti!) Il loro completamento, tuttavia, non è una questione di grande urgenza. In definitiva, stai mirando a che la maggior parte dei tuoi compiti ricada nel secondo quadrante.

Questo segmento della tua matrice di gestione del tempo potrebbe essere riservato alle attività che contribuiscono al tuo benessere generale: la tua salute fisica, mentale ed emotiva. Cose come l'esercizio fisico, programmare il tempo delle vacanze o trascorrere del tempo di qualità con la famiglia e gli amici. Altri possibili elementi del quadrante due includono:

• Corsi di formazione
• Sviluppo professionale
• Prepararsi per un evento
• Tenersi al passo con le notizie
• Tempo dedicato alla pianificazione

Ove possibile, delegare le responsabilità e fare uso del lavoro di squadra sono due ottimi modi per affrontare gli elementi del secondo quadrante. Quindi, è anche importante dedicare tempo alle attività del secondo quadrante, anche se non sono della massima urgenza. Se prendi l'abitudine di rimandarli, c'è il rischio molto reale che questi elementi vengano trasferiti al tuo quadrante uno e ti stressino.

Un rapido esempio è sempre quello di ritardare lo sviluppo professionale fino a quando non ti rendi conto all'improvviso che il tuo lavoro è ora in gioco perché non sei riuscito a migliorare le tue qualifiche e a tenerti aggiornato con gli sviluppi nella tua area di competenza. Corsi intensivi, soluzioni rapide e dover convincere il tuo capo che, in effetti, consideri lo sviluppo professionale come importante e ti sforzi di migliorare, accumulerai solo lo stress.

Quadrante tre: urgente ma non importante

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Gli elementi nel terzo quadrante sono generalmente visti come distrazioni o interruzioni che ostacolano il completamento dei lavori nei quadranti uno e due. Compaiono con un senso di urgenza, come lo squillo del tuo telefono, ma non sono necessariamente importanti. Le voci del Quadrante Tre includeranno:

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• Alcuni incontri
• Alcune telefonate
• Alcune email

Compilare il terzo quadrante tende a essere complicato e si riduce alla tua comprensione di ciò che è importante rispetto a ciò che è urgente.

Un buon esempio di ciò che accade qui è la terza riunione di dipartimento di 3 ore per il mese in cui sai che gli stessi problemi di prima verranno rimescolati. Al termine, tutti torneranno al lavoro come al solito. Non vedi la riunione come importante, ma il tuo capo lo fa di sicuro e quindi il tuo essere lì è una questione urgente - non puoi rimandare.

Quando si tratta degli elementi nel terzo quadrante, delegare quanto più possibile. Potrebbe comunque essere necessario controllare lo stato di avanzamento di qualsiasi elemento che hai delegato, per assicurarti che sia fatto in modo efficiente ed efficace. Altrimenti, potrebbe ricadere su di te con un'urgenza ancora maggiore di quanto originariamente richiesto.

Inoltre, le responsabilità che deleghi non devono essere per una persona reale. Ad esempio, puoi fare affidamento sulla posta vocale per rispondere ad alcune delle tue telefonate mentre ti occupi delle questioni importanti del quadrante uno e due. Successivamente, quando non sei così occupato, puoi scorrere i messaggi per scoprire di cosa si trattava e gestirli come richiesto, magari rispondendo alla chiamata.

Quadrante quattro: non urgente e non importante

Se compili diligentemente i primi tre quadranti della tua Matrice Eisenhower, potresti rimanere piacevolmente sorpreso dal numero di cose che finisci per relegare al Quadrante Quattro! Questi articoli sono generalmente cattive abitudini improduttive che non sono né importanti né urgenti. Tendono a ingombrare la tua giornata e non fanno altro che intralciarti nello svolgimento di compiti che sono importanti, urgenti o entrambi.

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• Guardare la televisione per ore e ore
• Navigare senza meta nel web
• Conversazioni telefoniche incentrate sul pettegolezzo

Questi perditempo spesso si presentano con la scusa di essere urgenti, ad esempio un messaggio di avviso sul telefono, ma non sono mai importanti. Inserirli nel Quadrante Quattro della tua matrice di gestione del tempo è il primo passo per sbarazzartene. Il tuo tempo può essere speso molto meglio su cose negli altri tre quadranti - cose che ritieni abbiano una certa importanza o urgenza.

Naturalmente, trovare il tempo per rilassarsi e distendersi è sempre importante e può diventare urgente, a volte. Perseguire regolarmente attività banali e improduttive, tuttavia, è il tipo di cose che dovresti cercare di eliminare dalle tue attività quotidiane.

Utilizzo efficace della matrice di gestione del tempo

Fallo regolarmente

Non esiste una regola rigida sulla frequenza con cui scrivere una matrice di gestione del tempo. Ciò dipenderà dalle circostanze, dal carico di lavoro e dalla natura delle attività che devi completare. Alcune persone trovano pratico per loro rivedere e aggiornare la matrice su base settimanale. Altri preferiscono lavorarci quotidianamente, eliminando e aggiungendo attività secondo necessità. Qualunque intervallo tu scelga, prova a mettere da parte un tempo specifico per lavorare sulla tua matrice in quanto ciò ti aiuterà a garantire che venga eseguito.

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Scrivilo

Quando si tratta di pianificare, è sempre una buona abitudine annotare le cose, sia con carta e penna che su PC, tablet o telefono. L'atto stesso di scrivere, unito alla matrice visiva che crei, aiuta entrambi a sviluppare i tuoi processi di pensiero mentre selezioni i compiti a portata di mano. È una buona idea mantenere la matrice di gestione del tempo in un luogo in cui la vedrai spesso: la schermata iniziale del tuo computer o una copia cartacea posizionata strategicamente funzionano bene.

La matrice di gestione del tempo ha lo scopo di fare di più che assisterti nel completamento delle tue attività. È anche un modo per fare un passo indietro e dare una prospettiva al modo in cui guardi a tutte le cose che vuoi che vengano fatte. Scrivere fisicamente la matrice ti aiuta a farlo.

Aggiungi dettagli

Pensa ai dettagli che aggiungi alla tua matrice come il primo passo per affrontare ciascuno dei tuoi compiti: una sorta di piano di attacco. Quando inserisci ogni attività nella Matrice di Eisenhower, puoi chiarire le tue affermazioni, aggiungere note, suddividere un lavoro di grandi dimensioni in altri più piccoli e quindi aggiungere tempi di realizzazione separati per quelli.

Sii flessibile

La tua matrice di gestione del tempo non è scolpita nella pietra. Eventi imprevisti che sono forse importanti o urgenti possono apparire in qualsiasi momento e buttare fuori programma i tuoi piani accuratamente preparati. Potresti scoprire che gli oggetti cambiano posizione, saltando da un quadrante all'altro.

Ad esempio, potresti aver inserito un lavoro con una scadenza lontana nel secondo quadrante (importante ma non urgente). Se le circostanze ti portano a non essere in grado di partecipare affatto o quanto avresti voluto, potresti scoprire che la scadenza ti sta improvvisamente incombendo sulla testa con una parte del lavoro ancora incompleta. Ciò significa che dovrai trasferire quel particolare lavoro al quadrante uno (importante e urgente) per assicurarti che la sua scadenza sia rispettata.

6 Vantaggi dell'utilizzo della matrice di gestione del tempo

1. Impari a dare priorità: La capacità di riconoscere le cose importanti e di distinguerle dalle distrazioni insignificanti intorno a te è un'abilità inestimabile. Man mano che lavori con la matrice di gestione del tempo, scoprirai che la definizione delle priorità diventa più intuitiva. Cioè, puoi valutare rapidamente le attività a portata di mano per quanto riguarda la loro rilevanza e urgenza e quindi adattare il tuo approccio alle loro esigenze.
2. Diventi più organizzato:La matrice di Eisenhower aggiunge ordine al modo in cui affronti le tue responsabilità. Quindi, invece di lavorare a casaccio, sai quali lavori dovrebbero essere fatti per primi e quali puoi distribuire su un periodo.
3. Impari a lasciarti andare:Non sono solo le distrazioni che impari a lasciar andare mentre fai affidamento sulla tua matrice di gestione del tempo per guidarti nello svolgimento dei tuoi compiti. Impari anche a capire quando non puoi assumerti più responsabilità e quando è il momento di trasferire alcuni dei tuoi compiti ad altri.
4. Impari l'autodisciplina:L'autodisciplina è prendere consapevolmente il controllo del tuo comportamento. Implica essere più concentrato sulle azioni positive mentre rinunci a quelle negative. Questo tratto deriva naturalmente dai primi tre vantaggi della matrice: dare la priorità, organizzare ed evitare le distrazioni.
5. Ottieni di più:Essendo più organizzato ed evitando attività che fanno perdere tempo, trascorri più tempo su ciò che conta, lavorando sulla tua lista di cose da fare a un ritmo molto più veloce. Quelle 16 ore della tua giornata improvvisamente non sembrano così brevi!
6. Sei meno stressato:Molto spesso, gran parte dello stress che sperimentiamo deriva dall'aver troppo da fare in una volta e dalla sensazione di non poter dedicare abbastanza tempo a ciascuna attività. Con la matrice di gestione del tempo, inizi a rimanere in linea con le tue attività e rispettare le scadenze, eliminando così gran parte del tuo stress.

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Alcune persone possono implementare diligentemente un foglio di lavoro per la gestione del tempo, come la matrice, da sole. Per altri, tuttavia, un piccolo consiglio e la guida di un professionista qualificato è il catalizzatore perfetto per iniziare. Hai problemi con la procrastinazione cronica, sei costantemente mal organizzato o continuamente distratto dalle cose 'non importanti e non urgenti' della vita? Prima chiedi assistenza, prima puoi iniziare a vedere la differenza che la matrice di gestione del tempo può fare per te.

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